ICCパートナーズ 小林雅のBlog

ICCカンファレンスの作り方

今回はICCカンファレンスの作り方についてまとめてみました。

カンファレンス（コミュニティ）作りは中長期の計画・準備がすべて

カンファレンス（コミュニティ）の企画においてもっとも重要なのは中長期的なコミットメントです。会場の手配などは先行して行うためリスクが伴うものですが、ICCカンファレンスの場合は開催実績がまったくないにも関わらず既に2017年2月までの3回分の大きなカンファレンスの会場の手配はすべて完了しております。さらには2017年9月、2018年2月など同じ日程を同じ会場でブロックしており、数年にわたって開催することをコミットしています。私の場合は3年間の会場を確保することが基本的な考え方です。仮に開催場所の変更をする場合は2年前くらいに検討を開始し、下見を重ねて1年半前に判断する。　

コミットメントというのは単に手配すれば良いというものではなく、計画的に進めることが重要である。カンファレンス（コミュニティ）作りは「計画・準備がすべて」であると私は考えています。

これはラグビーワールドカップの日本代表のチーム強化は4年かけて計画的に行ったのと同じような考え方です。どのような目標を達成したいのか？などしっかり考え、計画を立てていく。

第一回目のICCカンファレンスは2016年3月24日　東京大学本郷キャンパスで開催します。実は開催日程や場所は「第一回目」から決定したのではなく、「第二回目」の会場から選定しました。2015年10月に独立したこともあり、いろいろ考えているとやりたいことが見えてきました。それがICCカンファレンスです。第二回目の開催は2016年9月 京都で3日間の開催となります。

3日間も会場を貸し切るというのは実は難しく準備してから1年後というのが計画の基本となります。ベストのスケジュールはどこか？など考え、場所もベストのところを選定します。経営者・幹部向けのICCカンファレンスに加え、さらに2日間京都大学のカンファレンス・ホールにおいて技術シーズの事業化するためのコミュニティ作りを目指すカンファレンスも開催します。トータル5日間のプログラムです。ICCカンファレンスの併設カンファレンスとしてIoT/ハードウエアに特化したカンファレンスもパートナー企業と共同開催する予定です。

ICCカンファレンスは年2回のベースでの開催を予定しており、2016年9月に開催することから半年前の2016年3月にキックオフのような第一回のICCカンファレンスの開催を検討しました。オフサイトでのカンファレンスの開催は準備スケジュールを考える難しいため東京で1日で開催することにしました。渋谷や六本木ではなく、東京大学の本郷キャンパスのカンファレンスホールにしたのは東京でも静かな場所でオフサイトのようなカンファレンスを開催したい。雰囲気も真剣に議論するようなアカデミックな雰囲気で開催したいという想いからです。　

3月24日に第一回を開催するのですが登壇者の方にいきなり登壇いただくのもどうか・・・と想い、登壇者を中心にキックオフイベントを開催することにしました。「ICCコネクション」というイベントを2月17日に開催することになりました。カジュアルなセッションとパーティを組み合わせたイベントです。

このように来年9月の開催場所を決め、手配をしてから3月24日の1日のカンファレンスや2月17日のキックオフイベントの開催が決定しました。2016年9月まで決定したので次は2017年2月開催の計画を開始しました。　福岡開催となりメイン会場からパーティ会場まで入念に下見を行い、決定しました。　

これだけ時間的に余裕がある計画をすると2016年9月京都と2017年2月福岡のパーティ会場となるレストランなどの選定は私から見てベストの内容になっており、非常に素晴らしい体験を約束できる自信作です。主催者が自信をもって開催できることはとても重要だと考えています。

計画してから1ヶ月程度でICCカンファレンスの骨格は具体化しました。

会場・運営を深く理解してこそ初めて良い企画が生まれる

中長期の計画を考えながら、企画をスタートします。カンファレンス会場の特徴を理解することで「制約条件」を理解することにつながります。最大収容人数は何人か？　控室には何部屋あるのか？などです。　

ICCカンファレンスのコンセプトは「産業を共に創る経営者・幹部の集まる場」です。「共に創る」というのは登壇者・参加同士が議論し、お互いの知見を学ぶことことが重要であるという考えにいたりました。コンセプトを実現するには宴会場・会議室を最大限に活用したセッション数・登壇者数を実現することです。単に有名な経営者の話を聞くようなスタイルではなく、80〜100名近い経営者が登壇する参加型のカンファレンスです。これがICCカンファレンスが目指す姿です。

第一回となる3月24日のICCカンファレンスのプログラムを見るとわかりますが会場を最大限に活用した4会場同時開催となります。登壇者数も80名近くになります。会場となるホールを通常利用する場合はほとんどのケースはメイン会場のホール（400名程度）だけを利用する企画をします。

手配の段階から入念に下見をすることでこの会議室ではこのような企画ができるなど検討することによって最大4会場同時開催のプログラムの企画となりました。カンファレンスは聴衆が多いほうが大きなイベントで良いというイメージがありますが、30名程度の少数で深く議論するフォーマットも学びが深いものになります。この会議室ではこのフォーマットが適しているということを考え、プログラムを考えます。

「会場の声を聞け」　　これは建築家の隈研吾さんが「敷地の声を聞け」ということを言っていたのですが同じことがカンファレンスにおいて言えます。

運営方法もしっかり考えます。4会場同時開催となると同じ時間帯にスピーカーが20名以上になります。20名以上が打ち合わせができる会議室を手配する必要があります。その控室をどこにするか？など細かいところ考えていきます。誘導に必要な人数は何名かなども詳細に決定します。

3月24日の開催ではありますが、何時にコーヒーを何人分をどこに用意するか？　マイクの本数は何本追加で手配が必要か？など検討しました。3ヶ月前には会場の担当者と議論すべきことは終わっています。このような状態になって初めて良い企画・プログラムができるようになる。

複雑に見える企画をシンプルに運営すること。細部まで考え抜かないとなかなかできるものではありません。現場に何回も足を運び、シミュレーションすることで答えは必ず見つまります。難問にも必ず答えがある。下町ロケットのモノ作りとカンファレンスの運営も同じことなのです。　

優れた企画（プログラム）を実現するには優れたチーム作りが必須である

ICCカンファレンスのチームの作り方に関してはこちらのブログに書いておりますので一読いただければ。

やはり僕がいろいろと考えた企画やプログラムを実現するにはそれを実現するチームが必要になります。例えば4会場同時に開催するプログラムは実は過去に開催したことがありません。初めてのチャレンジです。ICCカンファレンスの根幹となるコンセプトとなるため、その運営方法をゼロベースで考える必要があります。机上の空論にならないようなチーム作りが不可欠です。

開催3ヶ月前に具体的にどうように運営をするのか理解していれば運営チームの採用方法も変わります。どんな人材が必要か？などがわかるためです。

ほとんどのイベントの場合は当日の運営のことは最後のほうに考えます。そのため最後の最後に集客しないといけないとか、準備しないといけないとか、いろいろな業務が重なり、瀕死の状態になるというんがイベント運営の一般的な姿ではないでしょうか。　

私の場合は最初から詳細に運営方法を考えてから企画を考えるため無理な企画はないですし、制約条件を理解して企画するようになる。質の高い運営をするには準備がすべてなのですが心の余裕をもった運営がもっとも重要です。　運営チームをしっかり作りこむことが重要になります。

また、ホテルなどの会場の担当者の方との信頼関係も重要です。私の場合はホテルの担当者の方もレストランの担当者の方も直接対話することが重要です。運営はイベント運営会社がマネジメントするというのが一般的なのかもしれませんが、なぜ開催するのか？など想いを伝えたり、食事はどうあるべきか？　それはなぜか？といった考え方を共有します。　

 

コミュニティ（つながり）を作ることが重要

「コミュニティ・デザイン」とは何か？という点ですがカンファレンスといってもいろいろなコミュニティがあるということです。2016年2月17日開催予定の「ICCコネクション」というのは主に登壇者を対象とした「コネクション（つながり）」を重視したイベントです。　3月24日の第一回も含め、これからICCカンファレンスを「共に創る」仲間なのです。2月17日は「仲間」とともに開催できる喜びを分かち合いたいと思っていますし、感謝の言葉を直接お伝えしたいと思っています。主に登壇者が揃うパーティですから価値のあるパーティであることは間違いありません。多忙な経営者の方にとってはこのような簡単に誰でも会えるような機会は貴重です。　

このような「つながり」をしっかり積み重ねていくことがコミュニティになっていく。仲間意識を持つようになります。 「共に創る」ことを実際に体感し、楽しいこと・わかわくすることがとても大切です。

運営チームのコミュニティも同様です。スタッフのキックオフパーティは2月17日の1週間前の2月10日開催します。場所の東京大学本郷キャンパスです。3月24日の下見を兼ねて会場と同じ場所を利用する。2月10日にキックオフパーティを行い、2月17日のICCコネクションの運営をする。そして第一回のICCカンファレンスとなります。　段階的に行うことでスタッフ同士の「つながり」は深くなります。　その「つながり」の強さが良いカンファレンス運営に繋がるのです。

ブランドを創る

いろいろと書いておりますがそれぞれの活動が「ブランドを創る」ことにつながります。ブランディングの考え方を深く理解することでそれぞれの活動がどのような意味があるのか理解するようになります。現在、ICCカンファレンスのロゴも含めたクリエイティブを検討しており、どのようにメッセージを伝えていくか　など検討します。　カンファレンス（コミュニティ）は参加者は仲間であり、仲間との「つながり」が大切です。共に創るような「ブランド」を創る。　単にイベントと考え、1回参加して「良かった」「悪かった」という関係ではなく、中長期に共に成長することがあるべき姿です。　

(続く)

 

最後までお読みいただきありがとうございます。次回はプログラムの作り方など応用編をまとめてみたいと思います。ICCカンファレンスでは運営チームメンバーを募集しております！　こちらの応募フォームからぜひ応募いただければ。　

 

 

 

 

ICCカンファレンスの運営チーム作りで心がけていること

ICCカンファレンスの運営チーム作りで心がけていることことをまとめました。

 

ICCカンファレンスの運営を通じて社会に役に立つ人材を育成・発掘する

まず、ICCカンファレンスの運営チームはボランティアチームを中心に運営されています。

カンファレンスの運営は通常はイベント運営会社に運営を委託するのが一般的な運営方法だと思います。それを自前でボランティアチームを中心に運営するのは理由があります。それは運営を通じて社会に役立つ人材を育成・発掘することです。参加するだけでも多くのことを学ぶことができるのですが、運営に参画することで成長の「きっかけ」になるような場になるからです。2004年から11年に渡ってカンファレンス企画・運営をしていて価値のある活動であると考えています。　

単にイベントを運営すれば良いのではなく、人材の育成や発掘の場にならなければならない。私は強い信念をもって取り組んでいます。

 

ICCカンファレンスのコンセプトに強く共感する人材を集める

人材の育成や発掘の場といってICCカンファレンスをしっかり運営することが必須条件です。そのためICCカンファレンスのコンセプトに共感し、このコンセプトを実現したいと心の底から思うメンバーを集めています。

一般公募をしているとよくある参加志望の動機としては「参加費が高いので運営チームでも良いので参加したい」とか「登壇者の話が聞きたい」「人脈を作りたい」というものです。やはり、「なぜICCカンファレンスの運営チームメンバーとして一緒にやりたいか？」という動機を重視しています。

今回のICCカンファレンスの運営チームの主力メンバーはIVSのときの運営チームメンバーとして一緒に頑張ってくれたメンバーも多く集まっています。これは僕とまた一緒に仕事したいということもありますが、やはりICCの実現したコンセプトへのコミットメントを感じます。IVSのときもボランティア・チームであるため私が新しくICCカンファレンスをスタートしたといったところで実績もないICCカンファレンスの運営チームとしてサポートする義理はないと思うのですが、主力メンバーだった方々が支えてくれるのはとても感謝しております。強い絆をもった素晴らしいチームによってICCカンファレンスは運営されています。

運営チームメンバーの「成長機会」を提供する

私の運営チームのマネジメントの基本的な考え方は「従業員満足度（ES)が顧客満足度（CS)向上につながる」というサービス・マネジメントの原則の考え方を採用しています。　運営チームメンバーの一緒に働いたときの満足度をとても大切にしています。

ICCカンファレンスは成長企業の経営者・幹部が80名程度登壇するようなカンファレンスのため、運営チームメンバーも「自分も起業したい」とか「成功したい」といった成長意欲あふれるメンバーが集まります。　高い成長意欲を持つメンバーの「満足」とは何か？　それは「成長機会」を提供することです。

成長機会とは何か具体的なことは　①セッション（プログラム）を聞いて学ぶこと。② 通常の参加者とスタッフの垣根をなくし、交流する機会をつくること。　③スタッフのコミュニティを作り相互から学び、刺激を受けること。　この3つをとても大切にしています。

①の「セッション（プログラム）を聞いて学ぶこと」というのは通常の参加者と同様にセッションを聞いて学ぶことがｄけいるという機会を提供します。もちろんスタッフ業務をするのでA会場担当であればA会場のセッションしか聞くことができない　など制約はありますが、参加者同様に聞くことができる。受付のような会場の外にいるメンバーはシフト制にしてセッションを聞く時間を必ず作るようにする。　できるだけプログラムに参加できるようにすることで学ぶ機会を作ることもできますし、さらにはICCカンファレンスをより良い場にしようというコミットメントが高まります。　自分が素晴らしいと思った場をさらに素晴らしい場にしたいと思うようになってほしいという想いがあります。

②の「通常の参加者とスタッフの垣根をなくし、交流する機会をつくること」は、IVSのときもそうですがスタッフが通常の参加者と同じパーティに参加することができるというものです。参加者の方もボランティアスタッフに声をかけてくれたりする。このような機会は刺激になる。　一般的に「スタッフ」というと参加者と普通に話すのは難しいです。私の考え方は「運営チームのコミュニティの一員である」という考え方から通常の参加者とスタッフの垣根をなくし、フラットな関係を作ることを心がけています。　IVSのときも「なんで、スタッフがビールを飲んでいるのだ」というようなお叱りを頂くこおがありますが、私から「運営チームはコミュニティの一員であり、参加者と同じだ」という回答します。

IVSのときも運営チームメンバーから素晴らしい起業家が生まれました。例えばウォンテッドリーの仲さんやAnePerkの福山太郎さんなどです。仲さんは当時は海外ゲストの担当をするスタッフ業務をしていたのですが通常の参加者であるFacebook児玉太郎さん（当時）と面識ができ、Facebookの東京オフィスで働くようになりました。その後に起業です。そのストーリーはこちらを御覧ください。福山太郎さんはサンフランシスコで活躍する日本人起業家です。ぜひこのインタビューを一読ください。

運営チームメンバーは起業家の卵であり、このような接する機会によって人生が大きく変わります。このような機会を作ることは社会に役立つ人材を育成・発掘することにつながるのです。

③のスタッフのコミュニティ作りもとても重要です。同年代のメンバー同士が切磋琢磨する環境を作ることが重要になります。多様なバックグラウンドのメンバーを集めることなど運営チームの採用の段階で気をつけています。大学生のスタッフであれば同じ大学生なのにこんな凄い人がいるということは刺激になります。そんなメンバーを常に探し続けることが私の重要な仕事です。　開催前にはキックオフ・パーティのような飲み会があるとか、開催後は打ち上げがある。さらに幹部メンバーになると定期的に勉強会をしたり集まる機会を作るように工夫しています。私が主催する飲み会や勉強会以外にもメンバー自主的に飲み会を開催するなどしています。　会社の枠を超えた「つながり」がある。それがスタッフのコミュニティです。　

ボランティアチームを支える運営手法

ボランティア・チームで運営するというのは心配なことが多いと思います。ICCカンファレンスの場合は私がしっかり運営マニュアルも含めすべて詳細に作りこみます。　ラグビーワールドカップの日本代表のヘッドコーチ（HC)だったエディ・ジョーンズ氏に関する書籍をいろいろ読んだのですが、緻密に計算した練習プランがありました。私の運営チームのマネジメントはオールブラックスのようなチーム作りです。　素晴らしいメンバーを集め、運営方法も素晴らしいメンバーから評価されるような方法論を作ることです。

私の運営方法は詳細な運営マニュアルを作成し、ボランティア・メンバーの方は前日の準備から参加するだけでした。つまり事前の打ち合わせはなく、運営マニュアルを読んで本番に挑みます。運営のミスらしいミスはほとんどなく、運営することができたのはしっかり準備をすることに尽きます。　私自身が会場の配置や設備など熟知することでカンファレンスの運営のデザインをする。誰でも具体的に実行可能な内容にする。　　

なぜここまでやるのか？　それは開催当日の運営は僕1人では運営できないからです。当然なのですが受付から会場運営まで1人で運営はできません。いろいろなメンバーの協力ではじめて開催できます。それもボランティアのスタッフですから僕が本気でやらないと誰がやるのか？　と思っています。　

私が本気で準備し、コミットメントをすることで運営チームメンバーもはじめて素晴らしい仕事ができるようになります。ICCカンファレンスにおいても当日スタッフが「何かやることはないか？」と暇になるくらい準備をする。成長機会を提供するわけですから、暇な時間ができていろいろな人と交流したほうが良いわけです。時間があればスタッフをスピーカーの方などに紹介したりしています。

運営チームの組織開発

運営チームの配置は人材育成においてとても重要になります。これは通常の企業と同じなのですが運営メンバーがどのように成長してほしいか？を考えて配置します。メンバーとはいろいろと話すのですが会話を通じてどのように考えているのか理解し、実際に配置に活かしていきます。

運営チームの組織はチーム単位で行動します。受付チームやスピーカー誘導チームといったような「機能別」の組織になっています。チームの名称も誰もが理解できるように「受付」とか「スピーカー誘導」「マイク(質疑応答担当）」などの名前にします。チームは4名程度のチームにして運営します。

チーム単位に仕事があるのはボランティアチームだとどうしても病気で欠席などの欠席のリスクがあるためです。個人に仕事を割り振るのは極力さけ、チーム単位で仕事をする。チーム内の仕事の分担はチームリーダーが決めるというものです。　チームリーダーには経験を積んだスタッフを配置します。新しく入るメンバーと経験を持ったメンバーが一緒に動くことで新人は運営方法を学び、リーダーは人をマネジメントをすることを学びます。

リーダーの担当はできるだけ固定化しないようにします。受付リーダーだった方は今回は会場の運営リーダーをやろう　とかできるだけ配置転換をすることでいろいろな仕事を学び、いろいろな人と一緒に仕事するようになります。どの仕事もそれほど難しい仕事ではないため、運営マニュアルさえしっかりしていれば誰もが真面目に取り組めばできるようになります。

リーダークラスが複数の業務を経験することで運営チームはレベルアップしますし、マンネリ化せずに新しい成長機会を得ることができるように工夫しています。開催後はリーダークラスから各メンバーの働きぶりのフィードバックがあります。「次回はリーダーとして活躍できる」などのフィードバックがあり、その結果を次の開催につなげていきます。ボランティアチームにも人事評価があるわけです。このフィードバックは実に的確なフィードバックが戻ってきます。

運営チームの継続性

ボランティアチームの場合はメンバーは必ず入れ替わります。予定が合わないこともあるし、スタッフを「卒業する」ということがあります。これはボランティアチームの宿命であるのですが、人材が排出されることは素晴らしいことだと思っており、入れ替わりは新しいメンバーを追加できる大きなチャンスと考えています。　 

 チームマネジメントで重要になるのは参加の継続性です。リテンションがとても重要になります。そこで「従業員満足度(ES)」が重要になるわけです。運営スタッフがそれぞれ成長機会があるし、楽しいと思うような場であれば継続して参加したいと思うし、さらにはリーダーとなって同じような成長機会を得てほしいと還元したいと思うようになります。スタッフのコミュニティが重要になるのは参加の継続性を高める上でもとても重要なのです。

重要なKPIとしてはNPSが有効です。　友人・知人にスタッフ業務を薦めるか？という10段階の評価でどのような数値をつけるのか？

10～9：推奨する立場（プロモーター）
8～7：推奨も批判もしない受動的な立場
6～0：批判的な立場

推奨者の割合 － 批判者の割合 ＝ 推奨者の正味スコア

となる。一般的な　マイナスになるほうが多い。　例えば、ICCカンファレンスに運営チームとして参加して最高だった！　友人・知人に絶対に薦めたい！と思えば「10」になる。仮にその本人がスケジュールの関係で欠席になった場合においても知人・友人に対してポジティブに伝えることになり、それが新しい応募につながります。

運営メンバーがプロモーターになる

私のIVS運営の最後はIVS 2015 Spring （宮崎開催）でした。その時に収録したスタッフドキュメンタリーをご覧いただければ。　毎回　運営チームメンバーが出演する「スタッフドキュメンタリー」の動画を収録していました。これは一般の企業では採用のための動画です。　スタッフドキュメンタリーは動画を見た方がスタッフをしてみたい！と思うような採用を目的とする動画ではありますが、私の思いとしては今まで多大な貢献をしてくれたメンバーを紹介したいというものです。毎回4-5名　スタッフの中から選出し、テーマを決めて収録していました。　　

IVS 2015 Spring スタッフドキュメンタリー from Infinity Ventures Summit on Vimeo.

運営スタッフの仕事はテキストを読んでいてもイメージが付きにくいため、このような動画はとても効果的です。採用のための動画を作ることはとても重要だと思っております。　毎回　ワンダーグラフィックスさんにお願いしており、ボランティアチームと一体となって仕事をしていたこともあり、スタッフドキュメンタリーは現場を深く理解して上でしっかり撮影いただいておりました。　ICCカンファレンスにおいてもワンダーグラフィックスさんと一緒にまたゼロからスタッフドキュメンタリーを作っていきたいと思っています。

 

最後までお読みいただきありがとうございます。ICCカンファレンスでは運営チームメンバーを募集しております！　こちらの応募フォームからぜひ応募いただければ。　2016年　ICCカンファレンスが新しくスタートします。開催実績も知名度もまったくありません。その中でも多くの登壇者の方に登壇いただけることになりましたし、運営チームも素晴らしいメンバーに恵まれています。より素晴らしい場にしていくことが私の重要な仕事であり、そのために自分の考え方をブログに書こうと思い、この長文のブログになりました。　運営チームとして参加すれば必ず成長し、素晴らしい仲間が見つかります。平日開催ということで会社を休むことができない・・・・　そんな場合は面識のある経営者であれば僕から連絡して説得します。　素晴らしいスタッフメンバーが集まれば本当に素晴らしいカンファレンスになります。ぜひ一緒に創りあげるメンバーを募集しております。　よろしくお願いします！

 

 

 

Industry Co-Creation(ICC) カンファレンス 2016 Spring 第一期募集完売しました

2016年3月24日開催予定のIndustry Co-Creation(ICC) カンファレンス 2016 Spring の第一期募集　200名完売しました。当初　招待制をメインに募集計画を立てておりましたが、「一般公募による選抜制」の結果も好ましい結果となり、今後は「一般公募による選抜制」をメインに採用することにしました。募集はこちらのページをぜひご覧ください。

「招待されないと参加できないのではないか？」「誰かから紹介・推薦がないとダメなのか？」「自分は招待されていない」など招待制にはわかりにくい点がありました。　一方、一般公募　というは「一般公募なんて恥ずかしい」とか「落ちたらどうしょう」などあると考えています。

主催者である小林としては例えば招待のメールを送りしても反応がまったくない人も多く、ぜひ参加して頂きたいと思っていても無反応というのはとても悲しいものです。それより参加希望する方の中から自己紹介や参加志望動機をしっかり拝見して参加頂いたほうが参加者のコミットメントが高まり、コミュニティに質が高まるのではないか？と考えるようになりました。　

「選抜する」ということは主催者としての力量が問われるますし、そもそも「選抜するとは何事か！」とお思いの方はいらっしゃると思います。

私は中途半端な気持ちでやっているわけでもなく、人生かけて取り組んでいます。カンファレンスの質はすべて主催者の責任があります。参加者の選抜もそうですがプログラムを決定するところも含め責任をもって取り組んでいきたいと考えております。第一回目となるICCカンファレンス 2016 Springのプログラムはとても充実しており、現味登録のある参加者200名も含め、素晴らしいコミュニティになると確信しております。自信をもってオススメしたい　そんなカンファレンスに仕上がってきております。ぜひご期待いただければ。