IVSやNILSを運営して13回ほどになりました。ベンチャーキャピタルを本業としており、当然ながらイベント運営は素人でした。 いろいろなイベントに参加したりしながら、運営方法をゼロから学び、現在に至ります。
準備が重要であることはいうまでもないのですが、やはり当日の運営も重要です。私は現場責任者として行う重要な作業がいくつかあります。 いくつかまとめて書いてみたいと思います。
まず、一番重要だと考えているのは、スピーカーの存在や場所の確認やタイムコントロールです。 休み時間に忙しいそうにしている一番の理由は、スピーカーの所在確認です。 だいたいホワイエという会場の外のところにいるのですが、人によってはミーティングをしている、ホテルの部屋にいるなど、異なる場所にいるケースがあります。事前に何時集合ということを伝えてはいますが、IVSという会場では名刺交換など様々なことがあります。確実に見つけることがなによりも重要です。 開始時間が遅れることは、終了時間が遅れることを意味し、2会場で同時にセッションを行うIVSではクリティカルです。
この作業は普通のスタッフではなかなか難しいです。皆さん有名な経営者・幹部の方が多く、気軽に声をかけられないとか、顔と名前が一致しない ということがあるからです。 スピーカーとの当日の対応はやはり私がメインで行う必要があり、ずっと行っていることです。
そして、なによりも重要なのは、「よろしくお願いします」とか「盛り上げていきましょう」とかしっかり熱意を伝えることです。 終わったら、ありがとうございます 、面白かったです などお礼の言葉は必ず言う。 Launch Padの審査員の方なども同じようにしっかりお話するようにしています。
また、スピーカーの皆様と同様に 主要スポンサーの方ともしっかり対話をしています。今回では野村不動産様やデル様になります。 レセプションパーティの抽選会は私が司会を行い、盛り上げ役をやります。もっと上手にできる人はいるかと思うのですが、私が責任もって行うことがなによりも重要だと思っています。
このように休み時間やパーティ会場では、スピーカーの方やスポンサーとの会話を重視し、ほとんど名刺交換などは時間をかけてない というような時間配分になります。 つねに会場を見て、誰がどこにいるのか?とか、しっかり交流できているのか? といって点をとても大切にしています。
そして、自分がモデレーターを担当しているセッション以外のセッションはほとんど聞いていないで、ぐるぐると会場をまわっています。 セッションA会場とB会場、ビジネスセンターなどがあり、あちこち見て、しっかり進行しているか、時間通り進んでいるか とか、常に気にしながら運営しています。
特にかく一つの場所にいることはせず、常に動いているようにすることが最大のポイントです。 セッション自体はすべて録画されており、後で見ればよい というくらいに割りきっています。
2日間 非常に緊張感の高いオペレーションになります。 1日目は朝8時から、2日目は朝7時から、そして3日のゴルフは朝6時から というスタート時間であり、1日目、2日目もなんだかったで夜の12時まで気が抜けません。
大変ではありますが、達成感・充実感は大きく、また半年後のIVSに向けてやる気がでてきます。
また次回もさらに改善して頑張っていきたいと思います。